Une plateforme de gestion de cabinet pour un groupe de cliniques dentaires multi-sites à Casablanca, conçue autour du délai strict marocain de remboursement des soins.
Un délai strict de 2 mois, suivi sur papier.
Les cliniques fonctionnaient avec des dossiers papier, des tableurs pour la prise de rendez-vous, et des messages manuels pour les rappels aux patients — trois systèmes qui ne communiquaient pas entre eux. Le manque à gagner le plus coûteux concernait les feuilles de soins : le Maroc impose un délai strict de 2 mois pour la soumission des remboursements CNSS/CNOPS, sans recours possible en cas de dépassement — une feuille de soins en retard est simplement rejetée. Avec cinq sites et aucun suivi partagé, des feuilles de soins dépassaient régulièrement ce délai sans que personne ne s'en aperçoive, jusqu'à ce qu'un coordinateur fasse un audit papier manuel en fin de mois.
Un système de feuilles de soins conçu autour du véritable délai.
ICTOM a conçu Denticto : une plateforme de gestion de cabinet avec dossiers patients unifiés, suivi clinique, un simulateur de couverture pour les régimes d'assurance, et un générateur de feuilles de soins conforme au format réel de soumission CNSS/CNOPS — avec une liste de suivi par ancienneté qui signale les feuilles de soins à risque plusieurs semaines avant l'échéance, au lieu d'après coup. Des rappels automatisés ont remplacé les messages manuels aux patients. L'ensemble du système est hébergé au Maroc pour respecter les exigences marocaines de résidence des données.
Les feuilles de soins qui passaient inaperçues sont désormais repérées un mois à l'avance.
Les feuilles de soins rejetées pour dépassement du délai de 2 mois sont passées d'environ 18 % des soumissions à moins de 2 % au cours des deux premiers trimestres d'utilisation — la liste de suivi par ancienneté fait remonter les feuilles de soins à risque un mois à l'avance, au lieu de les découvrir lors d'un audit. Combiné aux rappels automatisés, le taux de rendez-vous manqués du groupe est passé d'environ 22 % à 13 %, récupérant l'équivalent de plus de 40 heures de fauteuil par mois sur l'ensemble des cinq sites.
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